我真正期望从自动化证据管理解决方案中获得多少效率

担心技术会使您的执法机构复杂化？这里有证据表明它不会。

我的团队刚刚从IACP回来，并表示他们就技术在现代执法和刑事司法系统中必须发挥的作用进行了很多对话，以维持强大，值得信赖的监管链。他们注意到的一件事是，在具有百年历史的刑事司法实践背景下，那些看到技术价值的人和那些质疑其价值的人之间存在明显的分歧。有人说传统有价值，而另一些人则声称将技术纳入证据管理过程更有价值。

所以，我想我会联系FileOnQ总裁Steve Englund，以获得他的看法。

史蒂夫和他的团队在过去的20 +年里一直在刑事司法系统的各个方面工作。他明白，有效的证据管理不仅仅是收集、存储和跟踪物品。这是关于保持一个密不透风的监管链、完全的问责制、遵守认证标准和重要的报告能力。当然，这似乎说起来容易做起来难。但史蒂夫有一些想法，如何让你的工作更轻松，降低你的证据管理成本，并为巡逻、调查和惩戒部门的同事节省大量的时间和心痛。看看吧...

Michael：许多机构发现，过去的流程和做法在现在并不是一个好兆头，将来可能会导致更多问题，尤其是在证据管理方面。资源有限，官员和实验室不堪重负，必须收集、处理和管理的证据量每天都在增加。显然，有一些技术可以减轻其中一些负担。然而，我们看到一些机构不愿意使用它们。您认为是什么导致了这种抵抗？

史蒂夫：我们看到有许多因素导致了这种阻力，但几乎所有这些因素都始于顶部。对于许多负责人来说，他们对自动化的想法是拥有一个“做所有事情”的系统。不幸的是，大多数记录管理系统 （RMS） 的证据模块都不足，因为证据管理不是系统的重点。在许多机构中，证据管理是一个“黑匣子”。收集并提交证据，然后存储，直到需要或可以销毁。这种做法导致指挥人员做出一些假设，这些假设可能导致在改进其证据管理系统时无所作为。如果各机构想要真正的改进，就需要更深入地研究。我们使用“四个R”来传达在实施真正的证据管理解决方案之前需要考虑的事项：

责任 – 围绕您的证据管理的所有责任是什么？这个问题不仅仅是正确包装和存储证据。一个很好的例子是性侵犯工具包（SAKS）。仅仅正确包装和储存这些试剂盒是不够的。每个州都有法律规定将这些提交给实验室的时间框架，在某些州，何时以及与受害者进行哪些沟通。对于收集到的几乎所有类型的证据，都必须界定和考虑这些责任。

重复 – 证据管理充满了重复的动作。每天，证据由官员提交，并由证据技术人员接收。这些重复行动和特殊项目（如销毁、审计和清单）都需要检查，看看它们在哪些方面可以改进。因此，责任和重复将我们引向第三个R——风险。

风险 – 如果不考虑部门的所有证据管理职责和重复性操作，那么该部门就会面临更大的风险，即出现问题 - 并且在许多情况下未被发现。这个想法导致了第四个R——声誉。

声誉 – 即使是未被发现的问题最终也会暴露出来，当它们出现时，可能会对部门的声誉造成无法弥补的损害。很多时候，酋长的声誉和职业生涯在这个过程中被毁了。

我知道我已经给了你一个冗长的答案，但我认为在回答你关于在改善证据管理方面的抵制和不作为的问题时，还有一件事需要说。我们在大大小小的执法机构中看到的主要因素之一是这些机构的指挥结构。宣誓就职的官员不断晋升和重新分配。今天负责证据管理监督的中尉明天晋升为上尉;然后他或她被重新分配到另一个责任领域。接替他们的新中尉知道他们的证据任务只有两年，所以他们认为“为什么要摇摆不定？”或“两年的时间不足以有所作为。因此，如果一个机构认真地要改进其证据管理实践，它需要从“高层”开始。

Michael：我知道证据管理系统和基于RFID的跟踪和追溯技术的商业案例超出了记录准确性或证据安全性。但你会说技术的额外好处在执法界被广泛理解吗？

史蒂夫：在很多方面，这是你关于为什么机构不在其证据管理实践中采用自动化的问题的另一面。很多时候，部门部署的是技术而不是解决方案。因此，例如，我们一直在与部门交谈，他们说：“是的，我们打印条形码标签，但我们的条形码扫描仪不起作用 - 或者从未工作过。或者条形码过程在其软件中工作的实际方式是仅将条形码编号复制到光标所在的字段中。拥有条形码标签几乎没有真正的好处，事实上，这延续了指挥人员认为他们的组织拥有条形码解决方案的信念。然而，证据技术人员知道拥有一个甚至没有被扫描的条形码标签是多么无用和令人沮丧。

我们也在“云”解决方案中看到了这一点。人们满足于知道他们正在使用最新的技术趋势，但经常对一个考虑不周的解决方案的流程瓶颈和失控成本感到惊讶，他们已经为此签订了五年合同。

RFID跟踪技术特别容易受到“寻找问题的技术”方法的影响。RFID在供应链和物流应用中提供了令人难以置信的结果。但是，这些应用程序位于系统和流程中，在整个流程中可以更轻松地控制和标准化。所有东西都可以包装在统一的盒子和托盘中。标签始终战略性地放置在相同的位置，以获得最佳读取效果。然后安装阅读器以在这种统一和受控的环境中捕获RFID标签数据。

证据包装和存储并不是那么简单，任何走进证据存储设施的人都知道。任何说“我们只需在所有物品上贴上RFID标签，然后我们就可以四处走动并实时清点所有东西”的人都是没有做过研究的人。这种想法就是为什么机构不愿意信任技术或技术提供商的原因——这样的 RFID “解决方案”从一开始就注定要失败。

必须采取有针对性的方法，确定哪些证据管理流程最好使用条形码进行管理，哪些证据管理流程最好使用RFID标签或组合标签，以获得您所寻求的回报。当技术提供商与代理商合作采用这种方法时，将有真正的好处和真正的投资回报（ROI），因为该技术实际上将解决手头的问题。

Michael：你与北美的350多个执法机构合作，所以很明显，人们对技术的价值有了一些了解。是什么让决策者了解自动化证据管理解决方案？谁最终是决策者？指挥人员？它？检察官向各机构施加压力以加强监管链？

史蒂夫：当我们考虑第一个R——责任——时，我们需要了解证据必须发生“什么”。此外，我们必须定义我们有责任的“谁”，并考虑“谁”在证据管理中做工作。最好的证据管理解决方案包括设计和决策过程中的所有这些人员和角色。正如我之前所说，组织高层或接近组织高层的人必须说，“是的，这足够重要，可以花钱。IT 人员不得不说，“此解决方案适合并与我们的基础架构和资源保持一致。证据技术人员和官员必须说：“是的，这将使我们的生活更轻松，并节省我们进行更积极主动的活动的时间。归根结底，检察官将使用证据起诉案件，同时为他们所服务的最终“客户”寻求正义。因此，他们可能对如何管理证据最感兴趣。这就是为什么我们总是试图让所有责任方参与进来，以便获得与我们合作实施的解决方案的意见和支持。

Michael：一旦机构实施证据管理解决方案，每周可以消除多少小时的手动工作？这些节省是否严格来自数据的数字化和进货或结账流程的数字化？通过在证据袋和箱子上添加RFID标签以自动跟踪其位置，是否可以在证据管理和审计过程中节省更多时间？

史蒂夫：在与数百家大大小小的机构合作多年后，我们发现的一个很好的经验法则是：每个宣誓就职的官员每周节省半小时。因此，例如，一个拥有 25 名宣誓官员的部门在一年内平均每周节省约 12.5 小时。一个拥有 1，700 人的部门平均每周节省 850 小时。这些是实时节省，可以重定向到更积极的警务和主动的事情，例如赶上证据审查和处置。

Michael：节省的时间从何而来？这仅仅是提高证据生命周期中所需的每个操作的速度吗？

史蒂夫：节省的很多时间来自改进官员的提交流程，并使证据技术人员更容易正确接收证据。我们有一个大型机构告诉我们，“过去，四个人每天大约需要七个小时来处理我们收到的证据。在实施 EvidenceOnQ 仅三周后，它就减少到两个人，只用了 90 分钟。它让我们有更多的时间清理项目，为我们的搬迁做好准备。

节省的费用也超出了日常提交和接收证据的范围。大多数部门的处置/销毁过程都落后多年，因为它非常耗时。所以，问题只是复杂和倍增。因为他们保存东西的时间比他们应该的要长，所以他们用完了空间。更多的东西意味着东西丢失的风险更高。更多的东西也意味着需要更长的时间来做库存和审计。

以下是许多部门困境的典型引用以及实施 EvidenceOnQ 的结果：

"我曾经避免清除，因为堆叠、复印、打印、切成两半、装订、按字母顺序排列、归档、删除订书钉、排序，然后必须对每个项目进行日期和首字母处理所需的时间！我只是在几分钟内跑完了几百个项目，真是太棒了！

Michael：根据你分享的内容，技术在证据跟踪和管理方面的好处是广泛而直接的。很难反对技术，特别是一旦提供了证据证明技术系统是安全的并且可以被信任为准确的。你会同意吗？

史蒂夫：你用你的单词选择再次做到了这一点。“安全”、“可信”和“准确”对于自动化证据解决方案至关重要。我们知道，当正确部署条形码和 RFID 标签时，它们是安全、可信和准确的。与供应链解决方案不同，您可能会说 2-3% 的误读或错过扫描是可以接受的开展业务成本，这种心态在公共安全和刑事司法领域是不可接受的。因此，我们始终确保正确的跟踪和追溯技术与我们试图改进的流程相匹配，并正确部署以确保系统完整性。

Michael：这是一个很好的观点。似乎有一种固有的恐惧，即任何新技术都会增加机构运营的复杂性。这有什么道理吗？

史蒂夫：许多机构对过去所谓的“解决方案”有一种不好的味道，最终失败了，因为它们在前端没有经过深思熟虑，而且在实施后过于僵化和昂贵而无法改变。因此，该部门试图扭曲他们的流程以适应软件，但他们最终放弃了这个平台 - 有时他们花费了数百万美元 - 在下一个被称为“解决方案”的新平台上掷骰子。

一个部门——实际上是最终的决策者——需要确信他们正在将时间和资源投入到满足他们当今独特需求和要求的平台或系统上。我们所有人都希望得到认可，并享有卓越和正直地完成重要工作的声誉。因此，他们需要一条途径，以合乎逻辑、负担得起、经过验证的步骤来满足他们未来不断变化的需求。这是他们找到真正解决方案的唯一途径。

Michael：实施真正的端到端解决方案通常需要多长时间？代理商期望多快看到投资回报率？

史蒂夫：实施在很大程度上取决于机构的规模和他们开始的地方——目前是基于纸张的，而不是取代现有的自动化系统。在 FileOnQ，大多数中小型部门的实施时间通常为 2-3 个月。对于较大的代理商，我们通常会考虑从订购到上线的 4-6 个月。各种规模的机构在实施解决责任、重复、风险和声誉“4R”的解决方案时，将开始立即看到投资回报率。无论是使用条形码等久经考验的技术，还是使用RFID等有前途的新技术，投资回报率都是正确界定和实施解决方案的结果，而不仅仅是技术。